Postfach verbinden
Adresse und Kennwort eingeben, den Server erkennen wir. Für Microsoft 365 und Google Workspace gibt es eine Journal-Adresse.
Eine Plattform der IDO GmbH
Mailarchiv leicht
E-Mail-Archivierung nach GoBD, ohne eigenen Server.
8 Leistungen
Was der Dienst kann
Geschäftliche E-Mails — Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen — müssen sechs bis zehn Jahre unverändert aufbewahrt werden. So verlangen es die GoBD und § 147 der Abgabenordnung. Ein Outlook-Ordner reicht dafür nicht: Nach einem Postfachwechsel ist alles weg, und löschen kann ihn jeder mit Zugriff.
Mailarchiv leicht nimmt Ihnen das ab, ohne dass etwas installiert wird oder ein Server dazukommt. Sie verbinden Ihr Postfach einmal mit Adresse und Kennwort — den Server erkennen wir selbst. Ab dann wird jede ein- und ausgehende Mail automatisch abgeholt, unverändert gespeichert, verschlüsselt, mit einer Prüfsumme versehen und bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gegen Löschen gesperrt.
Für die Betriebsprüfung gibt es die Volltextsuche bis in PDF-Anhänge, einen Export auf Knopfdruck, einen eigenen Lesezugang für den Prüfer und die Verfahrensdokumentation als fertiges PDF. Ihr Mailprogramm und Ihr Mailanbieter bleiben, wie sie sind.
Versiegeln
Jede Minute neue Mails, nur lesend abgeholt. Unverändert gespeichert, verschlüsselt, mit Prüfsumme und Löschsperre.
Volltextsuche
Betreff, Text und PDF-Anhänge durchsuchbar. E-Rechnungen werden dabei automatisch erkannt.
Prüferzugang
Betriebsprüfer und Steuerberatung bekommen einen eigenen Lesezugang — nur für den freigegebenen Zeitraum.
ab Team
Verfahrensdoku
Die Verfahrensdokumentation für das Finanzamt kommt fertig ausgefüllt als PDF, dazu der AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.
Altbestand
Ältere Mails kommen mit — aus dem Postfach oder als Datei: PST aus Outlook, MBOX aus Thunderbird, EML oder ZIP.
Fristen
Standardmäßig zehn Jahre ab Jahresende, einstellbar. Erst danach lässt sich überhaupt etwas löschen.
Eigener Schlüssel
Jedes Archiv hat seinen eigenen Schlüssel, jeder Zugriff wird protokolliert.
Kein Blindkauf
So sieht es aus
So funktioniert es
-
01
Postfach verbinden
Adresse und Kennwort eingeben — den Server erkennen wir selbst. Ein Postfach lässt sich ohne Anmeldung ausprobieren.
-
02
Laufen lassen
Jede Minute werden neue Mails abgeholt, nur lesend. Ihr Postfach bleibt unverändert, Altbestand kommt auf Wunsch mit.
-
03
Im Ernstfall finden
Volltextsuche bis in PDF-Anhänge, Export auf Knopfdruck, Lesezugang für den Prüfer.
- Einstieg
- 9 € netto im Monat, bis 3 Postfächer
- Speicher
- Rechenzentren in Deutschland
- Aufbewahrung
- zehn Jahre ab Jahresende, einstellbar
- Test
- ein Postfach ohne Anmeldung
Preise, Anmeldung und Handbuch stehen auf mailarchiv-leicht.de
Diese Seite erklärt, was der Dienst ist und wer dahintersteht. Gepflegt wird er auf seiner eigenen Adresse — dort finden Sie die vollständige Preisliste und legen Ihr Konto an.
Häufige Fragen zu Mailarchiv leicht
Muss ich geschäftliche E-Mails überhaupt archivieren?
In aller Regel ja. Nach § 147 AO und § 257 HGB müssen empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege aufbewahrt werden, und die GoBD stellen klar, dass das auch für E-Mails gilt. Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung — im Einzelfall hilft Ihre Steuerberatung.
Reicht es nicht, die Mails im Postfach zu lassen?
Meist nicht. Im Postfach und in einer PST-Datei kann jeder mit Zugriff Mails löschen oder verschieben, ohne dass es auffällt. Die GoBD verlangen vollständig, unveränderbar und über die ganze Frist lesbar — genau das übernimmt das Archiv.
Muss ich etwas installieren oder einen Server betreiben?
Nein. Mailarchiv leicht läuft im Browser. Ihr Mailprogramm und Ihr Mailanbieter bleiben, wie sie sind.
Mit welchen Anbietern funktioniert das?
Mit jedem Postfach, das IMAP kann — IONOS, STRATO, Telekom, Host Europe, Google oder ein eigener Mailserver. Für Microsoft 365 und Exchange Online gibt es eine Journal-Adresse, die jede Mail erfasst, bevor sie jemand löschen kann.
Kann jemand archivierte Mails löschen?
Nein. Jede Mail liegt verschlüsselt in einem Speicher mit Löschsperre. Bis zum Ende der Frist kommt niemand heran — Sie nicht und wir auch nicht. Eine Prüfsummenkette macht sichtbar, wenn etwas fehlte.
Entwickelt und betrieben von der IDO GmbH
IT-Systemhaus in Oschersleben, seit über 30 Jahren. Fragen zum Dienst beantwortet Martin Leue persönlich.